La gestión de proyectos es útil porque te ayuda a hacer un seguimiento de las tareas y verlas en el contexto de todo el proyecto. Podrás analizar cómo las actividades se relacionan con el panorama general y cómo afectan a otras tareas que aún están por hacer.
Si no tienes una buena gestión de proyectos, puede ser difícil completar un proyecto laboral o personal que requiere múltiples tareas y responsables. Es por eso que la mayoría de las empresas han decidido implementar sistemas o herramientas para gestionar proyectos en sus negocios.
En este artículo conocerás el significado, herramientas (softwares), etapas y metodologías para la gestión de proyectos. Si estás listo para aumentar tu productividad, ¡aquí vamos!
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¿Qué es la gestión de proyectos?
La gestión de proyectos es un proceso que consiste en dirigir a los miembros de un equipo a través de diferentes tareas y optimizar los recursos para alcanzar todos los objetivos del proyecto dentro de un plazo y un presupuesto determinado.
Esta táctica permite alinear cualquier proyecto con la estrategia de la empresa, lo que permite que el negocio tenga éxito. Además, la gestión de proyectos ayuda a los equipos a crear un plan que incluye los posibles riesgos y los objetivos de la empresa.
Un gestor de proyectos también controla la calidad de un proyecto, garantizando que se cumplan todos los parámetros dentro de un plazo y un presupuesto determinados. El papel de la gestión de proyectos es también crucial si una empresa quiere reducir los costes del proyecto. Este proceso ayuda a optimizar la asignación de recursos, mejorar la eficiencia y reducir los riesgos.
¿Cuáles son las mejores herramientas para la gestión de proyectos?
Existen varios softwares, sistemas, plataforma para gestionar proyectos. Después de haber probado decenas de opciones, a continuación presento lo mejores.
1. Monday.
Mejor software de gestión de proyectos en general.
Monday.com es un sistema que permite a los equipos ejecutar proyectos y flujos de trabajo con confianza. Este software de gestión de proyectos te permite crear flujos de trabajo, coordinar tareas de trabajo, compartir archivos y más.
Puedes también utilizar Monday como un CRM para gestionar tus ventas, hacer seguimiento de servicio al cliente, gestionar proyectos de clientes y gestionar la producción de contenido en redes sociales. Probablemente haya cientos de maneras diferentes de utilizar esta herramienta.
Funciones y ventajas de Monday.
Las principales funciones de Monday son:
- Ofrece una línea de tiempo para sincronizarla con tu calendario.
- Permite un portal para los usuarios internos y otros portal para clientes externos.
- Crea listas de tareas recurrentes.
- Diagrama flujos de trabajo simples o avanzados.
- Aprovecha su gran variedad de plantillas para la gestión de proyectos.
- Disponible en idioma español
Precios de Monday.
Este gestor de proyectos tiene un plan gratis y 3 planes de precios desde $8 hasta $16 dólares según la cantidad de usuarios y funciones que necesites.
Si buscas el mejor software de gestión de proyectos, debes probar gratis Monday. Te aseguro que facilitará tu trabajo y los futuros proyectos de tu equipo.
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2. Clickup.
Mejor software de gestión de proyectos con múltiples funciones.
Si necesitas reunir a tu equipo en una sola plataforma, te aconsejo probar ClickUp para la gestión de proyectos, asignación de tareas, y medición de resultados en tiempo real. ClickUp puede ser una de las herramientas con mayor cantidad de funciones para equipos de trabajo que necesitan estar sincronizados.
Uno de los principales diferenciadores de ClickUp es que te permite personalizar tus propios reportes, tableros y vistas para tener una rápida vista de los proyectos en curso, en revisión, completados, etc.
Funciones y ventajas de Clickup.
- Ofrece una amplia gama de plantillas para empezar rápidamente un nuevo proyecto.
- Visualiza los proyectos y tareas en 4 vistas diferentes.
- Función de arrastrar y soltar tareas para cambiar su estado.
- Integrable con Slack, GitHub, Dropbox, Google Drive y varias plataformas más.
- Permite el seguimiento de objetivos, responsables y tiempos.
- Importación automática de documentos desde otras apps como Dropbox y Google Drive.
- Organiza las tareas con subtareas.
- Prioriza las tareas por importancia o fechas.
- Disponible en idioma español.
Precios de ClickUp.
ClickUp tiene una versión gratis y 3 planes de pago si necesitas más funciones y usuarios. Los precios varían desde $9 hasta $29 dólares al mes por usuario.
Si buscas un gestor de proyectos rápido, simple y con múltiples módulos, definitivamente ClickUp es el indicado. Prueba gratis sus funciones e invita a tu equipo de trabajo.
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3. Zoho Projects.
Herramienta de gestión de proyectos más económico.
Soy un fanático de todas las plataformas de Zoho, incluyendo Zoho Projects que te permite planificar tus proyectos, realizar seguimiento del trabajo de manera eficiente y compartir con tu equipo en tiempo real.
Una gran ventaja de Zoho Projects es que puedes crear campos, diseños, estados y flujos de trabajo personalizados.
Funciones y ventajas de Zoho Projects.
- Gestiona tus tareas y la de tu equipo para evitar decenas de emails intercambiados.
- Personaliza los formularios, diseños y etapas de las tareas.
- Colabora con tu equipo desde cualquier computador o celular.
- Automatiza las tareas recurrentes.
- Administra el tiempo dedicado a cada tarea y proyecto.
- Genera gráficos e informes.
- Administra los usuarios que tienen acceso.
- Integra Zoho Projects con prácticamente cualquier otra herramienta digital.
- Disponible en idioma español
Precios de Zoho Projects.
Puedes empezar con la versión gratuita de Zoho Projects que te permite crear 2 proyectos. Si necesitas más, puedes adquirir uno de sus planes que oscilan desde $5 hasta $10 dólares al mes por usuario.
Zoho Projects puede ser uno de los gestores de proyectos más económicos y cumple con todas las funciones que necesitas para las tareas de tu equipo. Recomiendo todos los servicios de Zoho incluyendo este para aumentar la productividad de tu empresa.
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¿Cuáles son las etapas o fases de la gestión de proyectos?
En resumen, las 5 etapas de la gestión de proyectos son
- Iniciación del proyecto.
- Planificación del proyecto.
- Ejecución del proyecto.
- Seguimiento del proyecto.
- Cierre del proyecto.
A continuación los detalles de cada etapa o fase en la gestión de proyectos:
1. Inicio del proyecto.
La primera de las etapas de la gestión de proyectos consiste en dar al proyecto una definición relativamente amplia y establecer si es viable o no. Si el proyecto es viable, la siguiente parte de la fase de iniciación es la elaboración de una carta de proyecto o documento de iniciación del proyecto (PID) para resumir los objetivos del proyecto, las partes interesadas y el argumento comercial.
2. Planificación del proyecto.
En la fase de planificación del proyecto, se elabora un esquema más detallado de los objetivos y requisitos del proyecto. Aquí es donde el gestor de proyectos pone en práctica sus conocimientos. La planificación del proyecto incluye:
- Definir el alcance del proyecto.
- Identificar lo que hay que hacer exactamente.
- Definir el calendario de entregas.
- Organizar un calendario de trabajo.
- Evaluar y organizar los recursos necesarios.
3. Ejecución del proyecto.
Es el comienzo de la fase creativa, en la que los planes del proyecto cuidadosamente trazados se convierten en resultados tangibles. Por lo general, habrá una reunión inicial para dar a todos una visión general de cuáles son sus objetivos para que cada miembro del equipo sea consciente de lo que se espera de ellos.
4. Seguimiento del proyecto.
El gestor del proyecto es un punto de contacto clave entre el equipo del proyecto que trabaja en la "zona de operaciones" y las demás partes interesadas, que están más alejadas de los detalles del día a día. Por eso, y para asegurarse de que todo avanza como es debido, el gestor de proyectos debe ser capaz de medir y comunicar eficazmente el progreso del proyecto.
Hay varias métricas (KPI) que pueden utilizarse para supervisar el rendimiento de un proyecto, como el cumplimiento de los plazos, el mantenimiento del presupuesto previsto, el éxito de los resultados y muchos otros.
5. Cierre del proyecto.
Es la última etapa de la gestión del proyecto, cuando se entregan los productos finales o se ponen en marcha. Esta etapa ofrece al equipo y a las partes interesadas la oportunidad de evaluar el éxito del proyecto y las lecciones aprendidas durante el proceso. Tras el cierre del proyecto, se pueden reasignar los recursos y elaborar las evaluaciones del equipo.
¿Cuáles son las metodologías de gestión de proyectos?
Existen múltiples metodologías en la gestión de proyectos. Las más populares son:
1. Metodología en cascada (secuencia tradicional).
El método de cascada es un enfoque tradicional de la gestión de proyectos. En este método las tareas y las fases se completan de forma lineal y secuencial, y cada etapa del proyecto debe completarse antes de que comience la siguiente.
El progreso fluye en una dirección, como en una cascada real. Sin embargo, al igual que en una cascada real, esto puede volverse rápidamente peligroso. Dado que todo está trazado al principio, hay mucho margen de error si las expectativas no se ajustan a la realidad.
2. Metodología ágil (agile).
La metodología ágil de gestión de proyectos surgió de una creciente insatisfacción con el enfoque lineal de las metodologías tradicionales de gestión de proyectos. Este enfoque permite a los equipos revisar su proyecto a medida que lo necesitan durante el proceso en lugar de tener que esperar hasta el final para revisarlo y modificarlo.
El concepto de gestión ágil de proyectos ha dado lugar a varios sub-marcos y metodologías específicas, como scrum, kanban y lean.
Las metodologías ágiles de gestión de proyectos suelen implicar fases cortas de trabajo con frecuentes pruebas, reevaluaciones y adaptaciones.
3. Metodología Scrum.
Scrum es una forma de gestión ágil de proyectos. Se puede considerar más como un marco de trabajo que como una metodología de gestión de proyectos en sí misma. Con Scrum, el trabajo se divide en ciclos cortos conocidos como "sprints", que suelen durar entre 1 y 2 semanas.
Los equipos pequeños están dirigidos por un Scrum Master (que no es el mismo que el director del proyecto) durante la duración del sprint, tras lo cual revisan su rendimiento en una "retrospectiva del sprint" y realizan los cambios necesarios antes de comenzar el siguiente sprint.
4. Metodología Kanban.
Kanban es otro método dentro de la gestión ágil de proyectos. El término "kanban" ha evolucionado para denotar un marco en el que las tareas se representan visualmente a medida que avanzan por las columnas de un tablero kanban.
Esta metodología ideal para dar a todos una visión inmediata de la situación de cada trabajo en un momento dado. También te ayuda a ver dónde hay riesgo de que se formen cuellos de botella.
¿Cuáles son los beneficios y ventajas de la gestión de proyectos?
Las principales ventas de la gestión de proyectos son:
- Mejora la productividad y reduce los costes y la carga de trabajo.
- Mejora la colaboración entre el equipo de trabajo.
- Mejora los tiempos y el nivel de satisfacción del cliente.
- Te ayuda a mejorar tu rendimiento y eficiencia.
- Ayuda a identificar y resolver problemas de un proyecto.
Conclusión.
La gestión de proyectos es un proceso indispensable para cualquier empresa que necesita coordinar personas, tareas, tiempos, recursos y responsabilidades. Esta es la mejor forma de evitar la demora de un lanzamiento, objetivo, meta o cualquier otro propósito de una empresa.
Existen múltiples metodologías y herramientas (softwares) para la gestión de proyectos. Sin embargo, en este artículo repasamos las mejores plataformas digitales:
- Monday: Mejor software de gestión de proyectos en general.
- Clickup: Mejor software de gestión de proyectos con múltiples funciones.
- Zoho projects: Herramienta de gestión de proyectos más económico.
Si todavía no tienes un gestor de tareas, metas y responsabilidades, definitivamente debes probar gratis uno de estos softwares para coordinar a tu equipo.
Si tienes dudas sobre la gestión de proyectos, escríbelas en los comentarios para ayudarte.
Preguntas frecuentes sobre la gestión de proyectos.
¿Qué es la gestión de proyectos y para qué sirve?
La gestión de proyectos es un proceso que sirve para dirigir a los miembros de un equipo a través de diferentes tareas y optimizar los recursos para alcanzar todos los objetivos del proyecto dentro de un plazo y un presupuesto determinado.
¿Cuáles son las etapas de la gestión de proyectos?
Existen principalmente 5 etapas en la gestión de proyectos: inicio, planificación, ejecución, seguimiento y cierre del proyecto.
¿Cuáles son los tipos de gestión de proyectos?
Hay múltiples tipos de gestión de proyectos incluyendo la metodología cascada, ágil (agile), scrum y kanban.
