Si estás a punto de empezar a usar el CRM de HubSpot, pero no sabes por dónde comenzar, este artículo es para ti. Aquí aprenderás paso a paso:
- Crear y configurar tu cuenta.
- Administrar contactos.
- Gestionar empresas.
- Hacer seguimiento a oportunidades de venta.
- Analizar reportes.
Uso HubSpot desde hace varios años, lo he implementado en decenas de clientes y actualmente soy partner oficial. Así que este contenido está basado en experiencia real. ¡Vamos!
Si prefieres ver este contenido en video, he grabado el siguiente tutorial de Hubspot para ti.
¿Qué Incluye la Versión Gratis de HubSpot?
Antes de comenzar, es importante conocer el alcance de la versión gratuita:
- Hasta 2 usuarios con acceso.
- Hasta 1,000 contactos guardados.
- 2,000 correos masivos por mes.
- Reportes estándar incluidos.
Crear Tu Cuenta de HubSpot
Paso 1: Registro
Accede al Hubspot y haz clic en el botón naranja para registrarte.
Puedes iniciar sesión con:
- Microsoft
- Apple
- O con tu correo electrónico
Paso 2: Verificación
HubSpot enviará un código a tu correo. Cópialo → pégalo → continúa.
Paso 3: Crear Contraseña
Debes incluir:
- 12 caracteres.
- Minúsculas.
- Mayúsculas.
- Números.
- Símbolo.
Paso 4: Información personal y de empresa
Completa los datos:
- Nombre y apellido
- Sector
- Cargo
- Nombre de la empresa
- Tamaño de la empresa
- Sitio web
En mi ejemplo de este tutorial, mi empresa es una veterinaria.
Paso 5: Configuración inicial
Puedes seleccionar:
- Tu objetivo principal (ej. generar leads)
- Herramientas que utilizas actualmente
- Sincronizar contactos desde Google (opcional)
- Invitar miembros del equipo (opcional)
Una vez finalizado, ya tendrás tu cuenta lista.
Introducción al Panel de HubSpot
En el panel verás módulos como:
- Contactos: personas en tu base de datos
- Empresas: útil si trabajas en B2B
- Negocios (Deals): oportunidades de venta
- Informes: métricas y reportes
Contactos
Introducción a los Contactos
Al ingresar al módulo de contactos verás algunos ejemplos creados automáticamente por HubSpot.
Cada vista incluye:
- Nombre
- Correo
- Teléfono
- Estado del lead
- Canales preferidos
- Y más
Puedes personalizar la vista haciendo clic en Editar columnas.
Crear Campos Personalizados
Los campos personalizados son esenciales para adaptar HubSpot a tu negocio. Crearemos dos campos personalizados:
1. Tipo de Mascota (Perro/Gato)
- Ir a Acciones → Editar propiedades → Crear propiedad
- Nombre: Tipo de mascota
- Tipo de objeto: Contacto
- Grupo: Información del contacto
- Tipo de campo: Lista desplegable
- Opciones: Perro, Gato
2. Última Visita
- Crear propiedad
- Nombre: Última visita
- Tipo de campo: Selector de fecha
- Activar fecha relativa (ej.: “hace 15 días”)
Repite esta estructura para todos los campos que tu empresa necesite.
Importar Contactos Desde Excel
Una vez creados tus campos personalizados, puedes importar contactos desde archivos de Excel.
- Ir a Contactos → Importar
- Seleccionar Configurar por mi cuenta
- Elegir Importar archivo
- Subir tu archivo Excel
- Vincular cada columna con el campo correspondiente
Asegúrate de que las fechas estén en formato correcto (HubSpot lee mes/día/año por defecto).
Finalmente, haz clic en Finalizar importación.
Exportar Contactos
Si en algún momento quieres exportar tu base de datos:
- Ir a Contactos
- Clic en Exportar
- Seleccionar formato de Excel
- Confirmar
Crear, Editar y Eliminar Contactos Manualmente
Crear contacto uno por uno
Ir a Contactos → Crear contacto.
Si tu formulario no muestra los campos que necesitas:
- Clic en Editar este formulario
- Añadir campos como: Tipo de mascota y Última visita
- Guardar
Luego llena los campos y haz clic en Crear.
Editar un contacto
Dentro del perfil del contacto:
- Haz clic en el campo que quieras editar
- Modifica la información
- Se guarda automáticamente
Eliminar un contacto
Ve a Acciones → Eliminar. No te recomiendo eliminar contactos a menos que lo soliciten explícitamente, para no perder trazabilidad histórica.
Perfiles de Contactos: Trazabilidad y Actividades
El perfil de cada contacto es una herramienta poderosa que centraliza todo su historial con tu empresa.
En el perfil puedes:
- Crear Notas: Registra observaciones importantes para ti y tu equipo (ej. "Viene recomendado, es fuerte influencer").
- Asignar Tareas: Programa seguimientos, llamadas, o envíos de cotizaciones (ej. "Enviar cotización vacuna de su mascota"). Puedes establecer fechas y recordatorios.
- Registrar todas las interacciones (correos, llamadas, reuniones) para mantener una trazabilidad completa del cliente.
Segmentos de Contactos (Filtros Avanzados)
Los segmentos te permiten agrupar contactos con características similares para una gestión más enfocada.
- En la vista de contactos, puedes "Editar columnas" para mostrar u ocultar campos importantes (ej. mostrar "Tipo de mascota" y "Última visita").
- Haz clic en "Filtros avanzados".
- Selecciona una propiedad (ej. "Tipo de mascota") y el valor deseado (ej. "Perro").
- Al cerrar la ventana de filtros, la lista de contactos se actualizará para mostrar solo aquellos que cumplen ese criterio.
- Para ver a todos de nuevo, simplemente elimina el filtro aplicado.
Negocios / Oportunidades de Venta
El módulo de Negocios es esencial para el seguimiento de oportunidades de venta activas.
Configurar el Embudo de Ventas (Pipeline)
El embudo define las etapas que debe pasar un negocio hasta su cierre.
- Ve a Negocios.
- Haz clic en "Todos los pipelines" y luego en "Editar pipelines".
- Define las etapas específicas de tu proceso de venta (ej. "Cita programada", "Cotización enviada", "Seguimiento", "Cierre ganado", "Cierre perdido").
- Haz clic en "Guardar".
Crear una Oportunidad (Negocio)
- En el módulo Negocios, haz clic en "Crear negocio" (esquina superior derecha).
- Asigna un Nombre del negocio (ej. "Vacunación").
- Define el Valor de la oportunidad (monto monetario).
- Establece la Fecha de cierre esperada.
- Asocia un Contacto o Cliente a esta oportunidad.
- Haz clic en "Crear".
Seguimiento de Oportunidades (Vista de Tablero)
A diferencia de la vista de lista, la vista de Tablero (haz clic en el icono del tablero a la izquierda) te permite visualizar tu embudo de ventas.
- Puedes ver todas tus oportunidades agrupadas por las etapas que definiste.
- Para avanzar una oportunidad, simplemente tómala y arrástrala a la siguiente etapa (ej. de "Cita programada" a "Cotización enviada").
- Al igual que con los contactos, puedes registrar Notas, Tareas y Actividades específicas dentro del perfil de cada negocio para mantener un registro de seguimiento detallado.
Reportes e Informes
Los Informes son la clave para evaluar el rendimiento de tus ventas y tomar decisiones informadas.
- En la barra izquierda, ve a Informes y selecciona Panel.
- HubSpot ofrece diversas plantillas de informes, como las de Ventas.
- Selecciona una plantilla, asigna un nombre al panel y haz clic en "Crear panel".
- Verás gráficas y datos sobre tus ventas en un periodo específico.
La calidad de tus reportes dependerá directamente de la disciplina con la que tú y tu equipo utilicen HubSpot para registrar cada interacción y actualizar el estado de los negocios. Cuanto más lo uses, más datos útiles obtendrás.
Este tutorial ha cubierto el 80% de las funcionalidades básicas del CRM de HubSpot que necesitas para empezar a gestionar contactos, empresas, oportunidades de venta y a analizar tus primeros reportes.
