Los sistemas de inventarios te permiten tener un completo control de los niveles de inventario, pedidos, ventas y entregas. Las empresas requieren estas plataformas para tener una correcta gestión de inventario y así evitar el exceso de existencias de productos y desabastecimientos.
Si actualmente llevas el control de inventarios con Excel u otro programa improvisado, notarás que no es una tarea fácil de realizar. Además, si tu portafolio se compone de cientos o miles de productos, puede ser un dolor de cabeza la rotación de inventarios y aumentas la posibilidad de equivocarte.
Por eso, los sistemas de inventarios te permiten:
- Analizar la totalidad de tus inventarios, ayudándote a mantener las cantidades óptimas para seguir cumpliendo con los pedidos sin tener exceso de cantidades.
- Automatizar las tareas críticas y reducir la posibilidad de errores humanos, especialmente mediante la integración con softwares de contabilidad y sistemas POS (puntos de venta).
- Calcular las cantidades a ordenar o producir e identificar rápidamente "inventario muerto" para descartarlo o venderlo rápidamente.
En este artículo conocerás los mejores sistemas de inventarios y cómo puedes probarlos gratis.
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¿Qué es un sistema de inventario?
Un sistema de inventario es una herramienta que automatiza los aspectos de la gestión de inventarios y almacenes, agilizando las tareas necesarias para realizar un seguimiento eficaz de las existencias, ordenes y cifras contables.
Con un sistema de control de inventarios podrás calcular la cantidad exacta de mercancía disponible, la rotación de inventario y las unidades que están por acabarse.
¿Cuáles son los mejores sistemas de inventarios?
1. Alegra.
Mejor sistema de inventarios para pequeñas y medianas empresas (pymes).
Alegra es un sistema de gestión de inventarios que incluye el módulo de contabilidad, POS y tienda online en una sola plataforma. Con más de 300.000 empresas registradas, Alegra se ha posicionado como una de las mejores herramientas para el control de inventarios de pequeñas y medianas empresas.
Aunque Alegra inició su operación en Colombia, ya se encuentra en más de 11 países incluyendo Argentina, Bolivia, Chile, Costa Rica, España, México, Panamá, Perú, República Dominicana, y Estados Unidos.
Principales funciones.
- Administra tus productos inventariables o no inventariables.
- Ajusta de forma masiva el inventario con las cantidades exactas disponibles.
- Analiza los reportes de inventarios con información valiosa para la toma de decisiones de tu negocio.
- Sincroniza la gestión de inventario con tu contabilidad y punto de venta (POS).
- Consulta tus productos desde computadores, celulares o tabletas.
- Integra tus inventarios y clientes con otras plataformas web como CRM, email marketing y tienda online.
Ventajas.
- Disponible en idioma español y desarrollado por profesionales latinoamericanos.
- Apto para ser consultado desde cualquier parte del mundo ya que está alojado en la nube.
- Interfaz simple y amigable con cientos de artículos y videos para aprender a utilizarlo.
- Más de 3.000 integraciones con otras plataformas digitales, incluyendo Google Sheets, Pipedrive y Google Workspace.
- Gratis de probar durante 14 días.
Planes de precios.
Precios en pesos colombianos (COP).
Alegra tiene 3 planes de precios bastante económicos: Pyme, Pro y Plus. Estos planes oscilan desde $59.900 al mes hasta $199.900 según la cantidad de ventas y usuarios que necesites.
Prueba Gratis Alegra
2. Zoho Inventory
Mejor sistema de inventarios para medianas y grandes empresas que requieren integraciones avanzadas.
Zoho es una de mis empresas tecnológicas favoritas por la cantidad de módulos que puedes integrar, incluyendo correo corporativo, CRM, marketing, documentos online, entre otros. Con más de 12.000 empleados a nivel mundial, Zoho Inventory ofrece un gestor de inventarios simple y poderoso para medianas y grandes empresas.
Principales funciones.
- Gestiona múltiples inventarios o bodegas.
- Rastrea las entradas y salidas de cada producto y bodega.
- Genera códigos de barras y desprendibles de seguimiento de envío.
- Integra el sistema de inventarios con tu CRM o software contable.
- Obtén reportes de la rotación y control de inventarios.
Ventajas.
- Disponible en idioma español y 9 idiomas adicionales.
- Excelente servicio al cliente 24/7.
- Integrable con cientos de aplicaciones de contabilidad, mercadeo y ventas.
- Maravillosa reputación de la empresa Zoho en todas las plataformas que ofrecen.
- Gratis de probar.
Planes de precios.
Precios en euros (EUR).
Zoho Inventory tiene 4 planes de precios: Gratis, Básico, Estándar y Professional. Estos planes varían desde una versión gratuita hasta $249 al mes según la cantidad de pedidos y almacenes (bodegas) que necesites.
Prueba Gratis Zoho Inventory
3. Odoo.
Mejor sistema de control de inventarios para grandes empresas.
Con más de 7 millones de usuarios, Odoo se ha posicionado con uno de los mejores sistemas de inventarios para grandes empresas que necesitan una solución personalizada. Si buscas un gestor de inventarios expandible a cientos de funciones y usuarios, Odoo puede ser tu mejor opción.
Principales funciones.
- Rastrea los movimientos de tus existencias de un punto a otro.
- Localiza rápidamente lotes o unidades en cualquier parte de la cadena de suministro.
- Genera formatos con campos personalizados para tus envíos y órdenes.
- Utiliza lectores (scanners) de códigos de barras para actualizar tu inventario rápidamente.
- Notifica y solicita la recogida de inventario con proveedores de transporte (Fedex, UPS, o DHL).
- Estima proyecciones de inventario con reglas y automatizaciones avanzadas.
- Integra este sistema de inventarios con otras plataformas de Odoo de contabilidad, ventas, compras, etc.
Ventajas.
- Disponible en español.
- Reportes avanzados como proyecciones, valoraciones, y protocolos.
- Adaptable para computadores, celulares y tabletas.
- Tareas automatizables de envío y aprobación.
- Actualizaciones masivas de inventarios.
- Integrable con cientos de sistemas laborales.
- Gratis de probar.
Planes de precios.
El sistema de inventarios de Odoo tiene un precio de $15 USD por usuario al mes. Sin embargo, ten en cuenta que cada módulo adicional (ventas, mercadeo, transporte, etc) tendrá un costo adicional.
¿Cómo funciona un sistema de inventario?
El objetivo de un sistema de inventario es conocer los niveles de existencias y su ubicación en los almacenes. Un programa o software de gestión de inventarios hace un seguimiento del flujo de productos desde el proveedor hasta el cliente.
Por lo tanto, la gestión de inventarios intenta tener los productos adecuados en el lugar correcto y en el momento adecuado. Para ello es necesario tener visibilidad de las existencias, es decir, saber cuándo hay que hacer un pedido, qué cantidad hay que pedir y dónde hay que almacenar las existencias.
Las etapas principales de la gestión de inventarios son:
- Producir el inventario: El inventario es producido y entregado en el almacén o directamente en el punto de venta.
- Almacenar el inventario: El inventario se almacena hasta que se necesita. Las mercancías o los materiales se transfieren a través de su red de distribución hasta que están listos para su envío.
- Sacar provecho del inventario: Se controla la cantidad de producto para la venta, los productos terminados se retiran para cumplir con los pedidos y los productos se envían a los clientes.
¿Cuáles son los tipos de sistemas de inventarios?
Sistemas de inventarios perpetuos.
Un sistema de inventario perpetuo actualiza de forma permanente las adiciones y los retiros de inventarios en el momento en que los productos se reciben, venden, trasladan, o desechan. Esto permite tener en tiempo real un control de inventario y tomar decisiones de forma inmediata.
Sistemas de inventarios periódicos.
Los sistemas de inventarios periódicos no realizan un seguimiento permanente de las entradas y salidas de inventario. En cambio, este tipo de sistemas de inventarios le permite a la empresa conocer los niveles de inventario inicial y final durante un periodo determinado. De esta manera se conoce la diferencia entre ambas fechas y si hay mayor o menor cantidad de inventario.
Sistemas de inventarios de códigos de barras.
Un sistema de gestión de inventario con códigos de barras permiten agilizar y precisar la cantidad de unidades y evitar errores en el conteo manual. Esto permite que la cantidad de inventario sea exacta y se integre en tiempo real con la plataforma de inventarios que la empresa utilice.
Sistemas de inventarios de identificación por radiofrecuencia (RFID).
Por último, los sistemas de inventario de identificación por radiofrecuencia (RFID) utilizan lectores de etiquetas para rastrear el movimiento del inventario dentro y fuera de las bodegas. Esta tecnología permite cuantificar automáticamente las unidades y agilizar el proceso de logística.
Conclusión.
Los sistemas de inventarios son la mejor herramienta para mantener el control de las unidades y productos que se reciben y envían. Esto agiliza y precisa los procesos de logística y ahorra costos a las empresas.
Después de probar y comparar los softwares, concluí que el mejor sistema de inventarios es Alegra que cuenta con un periodo gratuito y todas las funciones que necesitas para mantener al día tu inventario: administración de productos, ajustes masivos, reportes, sincronización, POS, integraciones, entre otros.
Si estas en Colombia u otro país de Latinoamérica, te invito a probar gratis Alegra y decidir si es el software de gestión de inventarios indicado para tu empresa.
Al final del día, la gestión de inventarios es un proceso particular de cada empresa y requiere de la colaboración de los usuarios para que cualquier software funcione de forma correcta.
¿Qué sigue ahora?
- Crea una tienda online con Alegra para integrarla con tu sistema de inventarios.
- Conoce los mejores softwares contables.
- Aumenta tus ventas con un CRM para pequeñas y medianas empresas.
Preguntas frecuentes.
¿Qué son los sistemas de inventarios?
Los sistemas de inventarios son herramientas que automatizan la gestión de unidades y almacenes, agilizando las tareas necesarias para realizar un seguimiento eficaz de los saldos y movimientos.
¿Cuáles son los 4 tipos de sistemas de inventarios?
Los tipos de sistemas de inventarios son perpetuos, periódicos, códigos de barras e identificación por radiofrecuencia (RFID). Cada uno tiene ventajas y desventajas para la empresa.
¿Cuáles son las ventajas de un gestor de inventarios?
La gestión de inventarios permite analizar la totalidad de tus inventarios, automatizar las tareas críticas, reducir la posibilidad de errores humanos y calcular rápidamente las cantidades a ordenar o producir.
