Tutorial Google Workspace (antes G Suite) - Manual PDF y Descuentos 2023

Tu negocio está tomando fuerza y necesitas un tutorial de Google Workspace (antes llamado G Suite) para organizar a tu equipo de trabajo. Esta plataforma ha revolucionado el mundo laboral siendo el líder en las herramientas digitales para trabajar.

Google Workspace (ahora G Suite) tiene una interfaz simple y rápida de utilizar. Además, cuenta con todas las herramientas digitales que tu empresa necesita:

Sin embargo, puede ser un poco confuso comprar y configurar esta herramienta y por esta razón he creado este tutorial y manual PDF de Google Workspace.

Al terminar de leer este artículo habrás aprendido:

¿Listo para implementar el tutorial de Google Workspace en tu negocio y llevarlo al siguiente nivel? ¡Aquí vamos!

¿Qué es Google Workspace (antes llamado G Suite)?

Google Workspace (inicialmente llamado G Suite) es un grupo de herramientas digitales para empresas que Google ofrece a través de una plataforma de suscripción mensual para ayudar a agilizar tu negocio y ser más productivo.

Este kit de herramientas digitales contiene principalmente correos corporativos, contactos, calendarios, y gestión de documentos compartidos en la nube.

¿Qué incluye Google Workspace (antes llamado Google Suite)?

Al contar con G Suite, tu negocio tiene MUCHO MÁS que sólo correo electrónico corporativo. Esta ha sido una de las mejores ventajas de Google Workspace que le ha permitido capturar millones de usuarios.

Estas son las 19 herramientas para trabajar que incluye Google Workspace:

Trabajo en equipo.

Gmail

Correo electrónico de empresa personalizado, con el formato tuempresa.com

Calendario

Planificación simplificada para equipos.

Google Chat

Mensajería segura para equipos.

Google Meet

Videollamadas de fácil acceso

Hardware de Google Meet

Lo mejor de Google Meet, en tu sala de reuniones.

Documentos y notas.

Documentos

Colaboración en la edición de documentos en tiempo real.

Hojas de Cálculo

Hojas de cálculo online rápidas y con funciones avanzadas.

Formularios

Encuestas y formularios sencillos.

Presentaciones

Presentaciones atractivas creadas en equipo.

Google Sites

Sencilla creación de sitios web.

Apps Script

Crea soluciones con Apps Script que automatizan, amplían y se integran con las funciones de G Suite.

Keep

Anota tus ideas y mantenlas siempre organizadas.

Jamboard

Pizarra digital colaborativa.

Almacenamiento y búsqueda.

Drive

Sistemas seguros para compartir archivos y almacenarlos en la nube.

Google Cloud Search

Potente función de búsqueda en todo el contenido de G Suite.

Administración.

Consola de Administración

Gestiona la configuración de cuentas de usuario, dispositivos y seguridad.

Vault

Archiva, busca y exporta información.

Móvil

Protege tus datos con la gestión de dispositivos móviles.

Work Insights

Información valiosa sobre la adopción de productos o servicios, patrones de trabajo y colaboración.

Precios de Google Workspace, prueba GRATIS y códigos de descuento.

"¿Cuánto cuesta G Suite?"

Actualmente Google Workspace tiene 3 planes de precios y puedes probarlos gratis por 14 días.

Si decides tomar el servicio de Google Workspace, puedes anotar tus datos en el siguiente formulario para enviarte un código de descuento que te ahorrará 10% durante tu primer año (sólo aplica para nuevos clientes de Google Workspace).

DESCUENTOS

DESCUENTOS De Google Workspace (GSuite)

Utiliza los códigos para obtener 10% de descuento por 1 año en tu cuenta de G Suite.

¡Envíame los descuentos!

A continuación, los detalles de los 3 planes de precios que tiene Google Workspace: Business Starter, Business Standard y Business Plus.

Descargar manual de Google Workspace (PDF).

Buscar un manual de Google Workspace puede ser difícil por la cantidad de módulos y funciones que contiene. Sin embargo, encontré y traduje a español un manual PDF creado por Zapier el cual me parece muy completo.

Este manual contiene todo los que necesitas para configurar y aprender sobre Google Workspace (GSuite). En el siguiente enlace puedes consultar y descargar el manual en formato PDF.

Configurar Google Workspace en menos de 20 minutos.

Abrir y configurar tu cuenta es muy fácil. En este tutorial Google Workspace te mostraré cada paso que necesitas saber y te tomará menos de 20 minutos.

Voy a dividir estos tutoriales Google Workspace en 2 etapas (paso a paso).

Etapa #1: Abrir tu cuenta de Google Workspace (5 minutos).

1. Ingresa a Google Workspace para probarlo GRATIS por 14 días y selecciona el plan que te interesa (Starter, Standard o Plus). Puedes cambiar tu plan después si lo necesitas:
   
2. Registra el nombre de tu empresa, número de empleados y país. Luego continua con el botón "Siguiente":
3. Llena los datos de contacto del usuario administrador. Este usuario tendrá todos los permisos para administrar la cuenta y crear o eliminar otros usuarios. Recuerda que en este paso, debes registrar el correo electrónico actual del usuario administrador. Después podrás registrar el correo del administrador con el dominio de tu empresa.
   
4. Si ya tienes un dominio (ejemplo: MiEmpresa.com) escoge la opción "Tengo un dominio". Si NO tienes un dominio, escoge la opción "Me gustaría comprar un dominio".
   
   En este tutorial Google Workspace voy a suponer que ya tienes un dominio comprado. Sin embargo, si todavía no tienes un dominio, Google te ayuda fácilmente.
5. Anota el dominio de tu empresa y continua el proceso:
   
6. Haz clic en "Siguiente" y luego en "No Gracias":
   
7. Registra el email y contraseña del usuario que será administrador y clic en "Siguiente":
   

¡Felicitaciones! Has creado tu cuenta de Google Workspace y ya puedes continuar a la siguiente etapa del tutorial.

Etapa #2: Configurar y validar tus correos Google Workspace (15 minutos).

Esta es la etapa donde la mayor cantidad de personas se confunden. Afortunadamente, Google lo ha simplificado y te mostraré en este tutorial Google Workspace para hacerlo fácilmente.

1. Una vez hayas terminado la primera etapa del tutorial de Google Workspace, clic en "Proteger".
   
2. Haz clic en "Listo para proteger mi dominio" para empezar el proceso.
   
3. Para terminar la configuración, debes hacer unos cambios en tu dominio para confirmar que tu cuenta de Google Workspace esté vinculada. Estos cambios se llevan a cabo dentro de tu cuenta donde compraste el dominio (GoDaddy, BlueHost, HostGator, etc) y se encuentra en la sección llamada DNS. Aquí tienes 3 opciones:
   
   Opción #1: Pedirle a tu empresa hacer la configuración (Gratis).

   Contacta a la empresa donde compraste el dominio (GoDaddy, BlueHost, HostGator, etc) y envía el siguiente mensaje:"Hola,
   Estoy configurando Google Workspace en mi dominio. Les agradezco si pueden ayudarme a establecer mis registros MX de la siguiente manera:Host: @
   Prioridad: 1
   Valor: SMTP.GOOGLE.COM
   

   Opción #2: Hacer la configuración tú mismo (Gratis).

   Si tienes más experiencia técnica, puedes cambiar tú mismo la configuración DNS, insertando los siguientes registros MX:Host: @
   Prioridad: 1
   Valor: SMTP.GOOGLE.COM

   Opción #3: Contratar a alguien para hacer la configuración ($5 USD).

   Si prefieres ahorrar tiempo y delegarlo a un profesional, puedes contratar a alguien en Fiverr (plataforma web para contratar profesionales digitales). Estas personas han configurado Google Workspace cientos de veces y evitas demoras o equivocaciones."
   

Una vez hayas implementado cualquiera de las 3 opciones mencionadas, debes esperar 24 horas para que se lleve a cabo la configuración (por lo general toma menos tiempo).

Después de transcurrir este tiempo, intenta enviar y recibir correos electrónicos desde tu cuenta de Google Workspace.

IMPORTANTE: Recuerda que si tomaste el periodo gratuito de Google Workspace durante 14 días, debes activar tu facturación antes de caducar. Puedes solicitar aquí un código del 10% de descuento en tu primer año.

Cómo iniciar sesión en Google Workspace.

Para iniciar sesión a tu cuenta de Google Workspace, sólo debes ingresar a www.gmail.com y registrar tu correo electrónico corporativo y contraseña.

Si tienes problemas para ingresar, puedes acudir al usuario administrador de tu empresa (llamado Google Workspace Admin) para restablecer tu contraseña de acceso.

Si tú eres el usuario administrador de la cuenta Google Workspace, debes ingresar a admin.google.com e iniciar sesión con tu email y contraseña.

Videos y tutoriales de Google Workspace.

He capturado los mejores videos y tutoriales sobre Google Workspace para que sigas aprendiendo sobre esta gran plataforma para trabajar.

Qué es la consola de administración (Google Workspace Admin).

Si eres un usuario administrador de tu empresa para las cuentas de Google Workspace, puedes acceder a la consola de administración de Google.

La consola de administración es el lugar donde los administradores gestionan los servicios de Google para las personas de una organización. Pueden administrar fácilmente usuarios y configurar los ajustes que aplican para todos los usuarios internos de la empresa.

Diferencias entre Google Workspace y Gmail.

Básicamente, Gmail es gratuito y está enfoca a particulares. En cambio, Google Workspace es de pago y está dirigido a empresas.

Con Gmail, obtienes una cuenta de correo electrónico personal, poco espacio de almacenamiento en Google Drive y acceso a aplicaciones como Google Docs, Slides y Sheets. Todo ello de forma gratuita. El espacio de almacenamiento es limitado y no puedes añadir usuarios adicionales. También tienes un correo electrónico que finaliza con gmail.com (ejemplo: pablo@gmail.com).

Por el otro lado, Google Workspace ofrece a toda la empresa acceso a las cuentas de Gmail y al conjunto de herramientas digitales. Podrás gestionar fácilmente a los usuarios con Google Workspace Admin, obtener más almacenamiento en Google Drive y tener correos corporativos con el nombre de tu dominio (ejemplo: pablo@miempresa.com). Google Workspace tiene un precio fijo mensual por cada usuario de tu empresa y cuentan con 3 planes de precios según el almacenamiento que necesites.

Ventajas y desventajas de Google Workspace.

Aunque considero Google Workspace como una de las mejores herramientas para trabajar en equipo, es importante conocer sus pros y contras antes de contratarlo.

Ventajas de Google Workspace.

Desventajas de Google Workspace.

Opiniones y calificaciones de Google Workspace.

Como todas las grandes plataformas, existen miles de buenas y malas opiniones de Google Workspace. Sin embargo, la gran mayoría de ellas son positivas y yo también me considero como un cliente satisfecho de este servicio.

Con más de 11.705 opiniones de Google Workspace, tiene excelentes calificaciones en todos los aspectos:

Diferencias entre Office 365 y Google Workspace (antes G Suite):

Otra opción para crear correos corporativos y tener herramientas de trabajo es Office 365 de Microsoft. He creado un artículo que muestra las diferencias entre Office 365 y Google Workspace, como también el siguiente video que lo resume.

Si notas las diferencias entre ambas plataformas, las 2 tienen funciones y precios similares pero Google Workspace tiene mayor almacenamiento en algunos planes.

Conclusión del tutorial Google Workspace.

Espero que este tutorial Google Workspace te haya facilitado la configuración de esta plataforma. Al tener correos corporativos Google Workspace tienes la mejor herramienta de comunicación, ya que incluye varias herramientas web para trabajar en equipo (compartir documentos, reuniones en línea, contactos, calendarios, notas, copias de seguridad, entre otros).

Puedes probar Google Workspace GRATIS por 14 días y decidir si es la plataforma indicada para tu caso.

DESCUENTOS

DESCUENTOS De Google Workspace (GSuite)

Utiliza los códigos para obtener 10% de descuento por 1 año en tu cuenta de G Suite.

¡Envíame los descuentos!

Recuerda que es importante seguir las 2 etapas de los tutoriales Google Workspace: Crear tu cuenta y configurar tu dominio.

Una vez hayas terminado la configuración, puedes crear múltiples usuarios e indicarles que pueden iniciar sesión con Google Workspace. Por otro lado, recuerda que tú como usuario administrador, tienes mayores permisos y funciones que puedes gestionar desde la consola de administración.

Este tutorial de Google Workspace debe ser suficiente para empezar a utilizarlo. Sin embargo, puedes anotar tus dudas en los comentarios para ayudarte.

¿Qué sigue ahora?

• Crea una firma profesional para tus nuevos correos electrónico. Es GRATIS y mejorará la imagen corporativa de tu empresa.
• Conoce la mejores herramientas de email marketing para aumentar ventas.
• Crea una página web sin saber programación. Tu sitio web será la mejor representación digital de tu empresa en internet.

Preguntas frecuentes.