Por lo general, cuando nos preguntamos qué es facturación electrónica, cómo funciona y cuáles son plazos máximos para implementarlo, es por que sabemos que debemos empezar a investigarlo para nuestra empresa. Honestamente, no me gustan los temas contables llenos de normas, protocolos, papeleo y reglas. Sin embargo, sé lo importante y la URGENCIA por aprender a implementar la facturación electrónica en mi empresa, ya que tarde o temprano será obligatorio (puedes consultar aquí los plazos y fechas de vencimiento).
El cambio a facturación electrónica es inevitable. Como resultado, cada vez es más buscado en Google:
Desafortunadamente, mi software contable con el llevaba 20 años trabajando en mi empresa, no tenía ningún módulo de facturación electrónica y por esto debía migrar toda mi contabilidad hacia otro sistema. ¡Qué pesadilla!
Teniendo la presión de los plazos límites establecidos por la DIAN, empecé a investigar sobre lo que es facturación electrónica y los softwares contables que tuvieran el módulo necesario. En este artículo te mostraré lo que necesitas saber de facturación electrónica (sin ser contador) y cuál es el software contable que decidí utilizar para mi negocio.
IMPORTANTE: No soy un profesional en contabilidad. Por lo tanto, todo lo que he aprendido y escrito en este artículo ha sido por mi propia investigación y con el apoyo de empresas de programas de facturación electrónica que contacté.
Si sólo buscas el software contable que recomiendo y quieres "saltarte" los conceptos de la facturación electrónica, por favor continua aquí.
¿Qué es facturación electrónica? (definición para emprendedores, no contadores)
Como emprendedores, considero que es importante saber qué es facturación electrónica y sus conceptos básicos. No necesitamos saber todos los decretos, requisitos y protocolos, pero una breve introducción será de gran ayuda.
Te resumo los puntos más importantes de mi investigación y migración hacia la facturación electrónica.
Definición y objetivo
La factura electrónica es un documento virtual en el que se reflejan las transacciones de ventas de productos y servicios a una persona o empresa. Por lo tanto, la factura electrónica cuenta con las mismas especificaciones legales que una factura impresa pero se recibe en formato electrónico.
Además, permite generar grandes beneficios para los entes de control (ejemplo: DIAN) y a los empresarios.
- Beneficios para la DIAN: Aumenta el control fiscal, tributario y aduanero para la DIAN.
- Beneficios para los empresarios: Agiliza los trámites contables y reduce los costos en papel y almacenamiento físico de documentos.
Características y requisitos de la Factura Electrónica
- Se presentan en archivos de formato XML. Este es un tipo de formato específico como otros que ya conocemos (.doc - Word, .xls - Excel, .ppt - Powerpoint).
- Llevan la numeración consecutiva autorizada por la DIAN. Al igual que las facturas físicas, se debe solicitar un rango de numeración de facturas (ejemplo: desde la factura 0001 hasta la 1.000). No podemos expedir facturas por fuera de este rango, al menos que se solicite expandirlo en la plataforma de la DIAN.
- Incluyen una referencia llamada Código Único de Factura Electrónica (CUFE). Mediante este código se valida que cada factura electrónica sea auténtica.
- Facilitan el intercambio de información entre sistemas aprobados por la DIAN. Recuerda: ¡NO TODOS LOS SOFTWARES CONTABLES SON VALIDOS POR LA DIAN!
- Permiten incorporar mecanismos tecnológicos de control como la firma electrónica.
¿Cómo funciona la facturación electrónica y quiénes son los actores involucrados?
1. Generación de la factura electrónica.
A través de tu software contable, generas una factura electrónica y es enviada automáticamente al ente de control (ejemplo: DIAN).
2. Validación y aprobación de la factura electrónica.
El ente de control revisa y asegura la autenticidad de la factura electrónica recibida. Este proceso de validación no tomará más de 48 horas por parte del ente de control.
3. Envío de la factura electrónica al comprador.
Si todo es correcto, el ente de control aprueba la factura electrónica y tu software contable lo registra. Por último, tu cliente recibe la factura electrónica.
¿Cuándo debo empezar a implementar facturas electrónicas? ¿Cuáles son los plazos?
Hay 2 fechas importantes que debes tener en cuenta:
- Fecha máxima de registro en el servicio informático de factura: Esta es la fecha limite que tienes para realizar el proceso de inscripción en el sistema de la DIAN. Te recomiendo esta presentación con el paso a paso.
- Fecha máxima para iniciar a expedir factura electrónica de venta: Esta es la fecha limite que tienes para tener un sistema contable con facturación electrónica.
Para facilitar la búsqueda de las fechas según el tipo de empresas que tengas, he creado un buscador de fechas según el CIIU de tu compañía (encuentras este código en el campo #46 de tu RUT).
Sólo debes introducir tu código CIIU en el buscador y el sistema te indicará tus 2 fechas importantes.
Conoce Tus Plazos Para Facturación Electrónica (2019 y 2020)
Registra tus datos para obtener acceso al buscador de fechas de facturación electrónica.
En mi empresa, mi código CIIU es 6311, por lo tanto mis fechas son el 1 de Noviembre de 2019 (registro en la DIAN) y el 1 de Febrero de 2020 (iniciar a expedir facturas electrónicas).
¿Cuándo inició la facturación electrónica en Colombia?
La facturación electrónica en Colombia inició de manera gradual. El proceso comenzó con un plan piloto en el año 2016. A partir de ese año, la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) comenzó a implementar un programa de facturación electrónica con ciertos contribuyentes seleccionados.
El uso obligatorio de la facturación electrónica para algunas empresas inició en septiembre de 2018, y desde entonces, la obligación se ha ido extendiendo a más sectores y tamaños de empresas en varias fases.
En comparación, en México, la facturación electrónica tuvo su primera legislación en el 2004 y sus primeras implementaciones en el 2005.
¿Cuál software contable recomiendo para generar facturas electrónicas?
Después de crear múltiples tablas comparativas de diferentes softwares contables, decidí migrar toda mi contabilidad a Alegra. Ya llevo varios años utilizándolo todos los días y definitivamente es la mejor herramienta web para la contabilidad de una pequeña o mediana empresa.
[NUEVO] He creado una tabla comparativa de los softwares contables más populares de Colombia. Conoce sus precios y funciones en una sola tabla.
No tienes que escoger Alegra, existen cientos de softwares contables. Sin embargo, recuerda que NO TODOS los programas de facturación electrónica son aprobados ante los entes de control (ejemplo: DIAN).
¿Por qué escogí Alegra?
Antes de migrar toda mi contabilidad a Alegra, comparé varios softwares contables que debían contener las siguientes características que mi empresa necesitaba (puede que tus requisitos sean diferente):
| Requisito | Alegra (Plan Pro) |
| Crear facturas de clientes y pagos a proveedores. | OK |
| Exportar en PDF todas las facturas de un periodo. | OK |
| Crear diferentes cuentas (cuenta de ahorros, caja menor, tarjeta de crédito, etc). | OK |
| Crear base de datos de clientes y proveedores. | OK |
| Plantillas de facturas y pagos recurrentes. | OK |
| Subir archivos (comprobantes) a las facturas y los pagos. | OK |
| Exportar reporte de cuentas por pagar y pérdidas/ganancias. | OK |
| Dar acceso a 2 usuarios. | OK |
| Consultar mi contabilidad por celular (aplicación celular). | OK |
| Facturar electrónicamente. | OK |
Luego, empecé mi prueba gratuita de Alegra por 30 días, donde pude conocer todas las funciones del sistema. Rápidamente, supe que era el mejor software contable para mi empresa.
¿Qué me gustó del software contable Alegra para pymes?
- El idioma de la plataforma está 100% en español. Todos los términos contables son fáciles de entender.
- Está hecho por colombianos que conocen el mercado latinoamericano con los requisitos contables necesarios.
- Tienen el módulo de facturación electrónica y te guían durante todo el proceso.
- Pude migrar toda mi contabilidad de 20 años en sólo 2 días. La guía para iniciar (onboarding) es excelente para configurar tu cuenta rápidamente.
- Su soporte es INMEDIATO, el mismo día que solicito ayuda. La asistencia y las respuestas son claras y específicas.
- La documentación es simple y fácil de entender en su sitio web. Pude resolver la mayoría de mis dudas sin tener que solicitar apoyo.
- Alegra es un software contable aprobado por la DIAN para expedir facturas electrónicas.
- Tienen su sistema hospedado en los servidores de Amazon. La velocidad y seguridad es la MEJOR.
- Cada mes recibo un email con un resumen contable que me informa los resultados a la fecha (ventas, pagos, mejor cliente, etc).
Investigando las redes sociales de Alegra, pude ver que ya existían cientos de clientes satisfechos:
¿Cómo empezar GRATIS con Alegra?
Es muy fácil.
- Ingresa a Alegra y crea una cuenta gratuita.
- Configura tu cuenta: Datos de tu empresa, información de tus clientes y proveedores, y plantillas de facturas.
- ¡Empieza a crear facturas!
- Si necesitas soporte, siempre puedes contactar al equipo de Alegra que responden rápidamente (por lo general el mismo día).
Preguntas frecuentes: Qué es facturación electrónica, sus plazos y otros softwares contables para pymes.
¿Qué es la facturación electrónica?
La factura electrónica es un documento virtual en el que se reflejan las transacciones de ventas de productos y servicios a una persona o empresa. La factura electrónica cuenta con las mismas especificaciones legales que una factura impresa pero se recibe en formato electrónico.
¿Cuáles son los plazos para tener facturación electrónica?
Los plazos para tener facturación electrónica depende de tu tipo de empresa. Puedes consultar el buscador de fechas de este artículo para conocer estas fechas rápidamente según tu caso.
¿Cuál es el mejor software contable para facturación electrónica?
En mi opinión, el mejor software contable para empresas en latinoamérica es Alegra. Tienen el módulo de facturación electrónica y puedes probarlo GRATIS durante 30 días.
Existen otros softwares contables gratuitos, ¿por que pagar?
Vale la pena pagar por un buen software contable que te apoye en las dudas e inconvenientes que tengas. Además, el compromiso de la empresa es mayor cuando hay clientes que pagan por el servicio.
¿Tienes otras preguntas? Deja tus dudas en los comentarios y haré mi mayor esfuerzo para ayudarte.
4 comentarios en “Qué Es Facturación Electrónica Y Cuál Software Contable Recomiendo”
Muy buen articulo, muy recomendable! Reciba un cordial saludo.
Muchas gracias Triana!
y en Estados Unidos cual programa contable me puedes recomendar.
Hola Masaru, te recomiendo Quickbooks Online si estas en Estados Unidos. En mi empresa lo utilizamos por más de 18 años pero migramos a Alegra por temas contables del país. ¡Saludos!