Este año ha estado lleno de retos y cambios para las empresas colombianas, quienes han tenido que modificar la forma en la que operan, debido a la situación provocada por la emergencia de salud.
Dentro de los cambios más recientes podemos encontrar que la DIAN anunció nuevos plazos para la emisión de facturas electrónicas, lo que ha puesto a muchas empresas contra la pared, pues el primer grupo debe iniciar a generar su facturación electrónica a partir del 15 de junio.
Además, antes de comenzar con la emisión de comprobantes electrónicos, todas las empresas que se encuentren dentro del calendario de facturación deben seleccionar a un proveedor tecnológico y realizar las pruebas de validación previa exigidas por la DIAN.
Es por ello que en este artículo he decidido contactar al equipo de Alegra (el mejor y único software contable que recomiendo) para que nos expliquen cómo elegir un proveedor de Facturación Electrónica.
Estas fueron sus recomendaciones:
Recomendaciones para elegir a tu proveedor de Facturación Electrónica
Mi propósito es que con estas recomendaciones puedas escoger al mejor software de Facturación Electrónica y que te beneficies de él a mediano y largo plazo. Para ello debes tener en cuenta:
1. Usabilidad
Ten en cuenta qué tan buena es la experiencia de usuario que ofrece el proveedor que vayas a seleccionar. No quiero que elijas una opción con procesos complejos y largos tiempos de aprendizaje, esto podría dificultar tu habilitación como facturador electrónico.
2. Tecnología de nube
La coyuntura ha demostrado el poder de la nube, por lo que seleccionar un proveedor que te permita crear facturas desde cualquier dispositivo y lugar facilitará las operaciones de tu empresa.
Además, tendrás actualizaciones automáticas constantes, a diferencia de un sistema on-premise (instalado en tu computador), que habría que comprar las nuevas versiones cada cierto tiempo.
3. Integración
Ya que entrarás a digitalizar uno de los procesos de tu negocio (facturación electrónica), puedes aprovechar el momento para implementarlo en otras de tus actividades.
Elige un proveedor tecnológico que tenga la capacidad de integrarse con tu programa contable y administrativo. Así podrás llevar las facturas, el control de los ingresos y gastos, las cotizaciones, los inventarios, los reportes contables, y otros, en un solo lugar.
En la sección de aplicaciones contables puedes analizar varios Proveedores Electrónicos que te permiten implementar la Facturación Electrónica en tu negocio. Dentro de ellos está Alegra, que cuenta con múltiples integraciones y contabilidad automática. En mi empresa, utilizo esta plataforma todos los días y está calificada como el mejor software contable en Comparapps.
4. Soporte
El proveedor que decidas contratar debe estar en la capacidad de darte un soporte rápido y de calidad por todos los canales existentes, así como de notificar las actualizaciones de acuerdo con los lineamientos establecidos por la DIAN.
5. Seguridad
Ya que valoramos el uso de sistemas en la nube, debes asegurarte de que tu proveedor cuente con todos los protocolos de seguridad web necesarios para que tu información esté salvaguardada.
6. Equilibrio calidad-precio
Es importante que al adquirir un proveedor tecnológico el precio contratado incluya todas las funcionalidades indispensables para llevar la facturación y contabilidad del negocio. Revisa muy bien cada plan que te ofrezcan antes de adquirirlo.
7. Velocidad
Lo importante de elegir un proveedor tecnológico es que irás a una velocidad adecuada. Con las fechas prontas a vencer necesitas soluciones rápidas y eficaces, por ejemplo, con Alegra, las pruebas son automáticas y en tan solo 10 minutos podrás estar generando facturas.
Pasos para habilitarte como facturador electrónico
1. Contar con un software de Facturación Electrónica
Primero, debes asegurarte de haber elegido a la empresa que será tu proveedor electrónico, teniendo en cuenta mis recomendaciones previas.
2- Realizar el proceso de habilitación como facturador electrónico ante la DIAN
Ya contando con un proveedor electrónico, podrás realizar el proceso de habilitación ante la DIAN, que consiste en comprobar a través de pruebas tecnológicas la capacidad de tu proveedor tecnológico para realizar facturas electrónicas.
Durante las pruebas de habilitación se enviarán facturas, notas débito y crédito electrónicas al servicio web desarrollado por la DIAN, con información de prueba. Esto con el fin de comprobar que se cumplan las condiciones técnicas fijadas por la DIAN. Este procedimiento se puede hacer online.
3. Solicitar la resolución de Facturación Electrónica
Al tener la resolución de facturación electrónica, deberás asociarla al software del proveedor tecnológico habilitado. Este proceso se realiza desde la opción Facturando electrónicamente de la DIAN, una vez generado este proceso se podrá empezar a generar facturas digitales.
Cada factura electrónica debe contar con: número de autorización, rango autorizado y vigencia de autorización.
Conclusión para escoger un proveedor de facturación electrónica.
En resumen, mi recomendación final es que al momento de elegir un proveedor de facturación electrónica, te asegures de que cumpla con todas las características que menciono previamente.
Recuerda que si estás dentro del grupo de empresas obligadas, debes comenzar con la emisión de comprobantes electrónicos cuanto antes y cumplir con tus obligaciones.
¿Tienes alguna duda en cuanto a los proveedores de facturación electrónica? Escríbela en los comentarios para ayudarte.
2 comentarios en “Cómo Elegir Un Proveedor De Facturación Electrónica”
Gracias por la nota Sr. Pablo. Me gustaría conocer si la empresa Alegra u otras empresas, ayudan en este proceso de darse de alta.
Hola Ana Maria. En mi caso, Alegra me ayudó paso a paso para registrarme como facturador electrónico. Tienen excelente documentación y asistencia remota que te guiará en cada etapa. ¡Saludos!