Un autorespondedor o "autoresponder" en inglés es un software que envía automáticamente correos electrónicos o mensajes preescritos a una dirección de correo electrónico o número de teléfono. Estos envíos automatizados pueden ser ejecutado cuando obtienes un nuevo suscriptor que se inscribe a tu newsletter, una compra en tu tienda online o incluso un email prestablecido cuando estas de vacaciones.
A diferencia de emails masivos, un autorespondedor suele ser un único mensaje, pero las plataformas modernas de marketing por correo electrónico como Brevo o Mailerlite pueden crear autorespondedores más avanzados que envían varios mensajes programados.
En este artículo conocerás qué es un autorespondedor, para qué sirve, algunos usos o ejemplos, y cómo crearlos en minutos.
Un autorespondedor es un correo electrónico o mensaje enviado automáticamente en momentos específicos como en el registro de un nuevo suscriptor o compra online, y puede consistir en un único mensaje o múltiples mensajes en plataformas modernas de marketing por correo electrónico.
Sus principales ventajas son:
- Automatiza la comunicación, lo que ahorra tiempo y recursos al eliminar la necesidad de enviar mensajes manualmente.
- Mejora la retención de clientes al proporcionar respuestas automáticas y contenido relevante en momentos clave, como la inscripción en newsletters o compras.
- Aumenta la eficiencia del marketing al facilitar el seguimiento de clientes potenciales y la segmentación de audiencias, lo que permite una campaña de marketing más efectiva y personalizada.
Para crear un autorespondedor profesional te sugiero crear una cuenta gratis en Brevo que te permite automatizar correos electrónicos, mensajes de texto (SMS) y WhatsApp.
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¿Qué es un autorespondedor y para qué sirve?
Un autorespondedor es una herramienta que envía un correo o mensaje de forma automática en respuesta a un evento predefinido. Hoy en día, la mayoría de las plataformas de email marketing ofrecen algún tipo de función de autorespuesta.
Puedes crear autorespondedores simples o avanzados. Los procesos avanzados se componen de acciones de autorespuesta (enviar un correo electrónico, mensaje de texto, WhatsApp) separados por tiempos establecidos por la empresa.
¿Cuáles son algunos ejemplos de autorespondedores?
Existen cientos de usos y ejemplos de autorespondedores. Sin embargo, algunos de los más populares son:
Mensaje de bienvenida o agradecimiento.
Enviar un correo electrónico de bienvenida automáticamente a nuevos suscriptores a un boletín informativo o servicio, proporcionando información clave y estableciendo una conexión inicial.
También puedes enviar mensajes de agradecimiento automático después de que un cliente realice una acción deseada, como completar una encuesta o descargar un recurso.
Seguimiento postventa y encuestas.
Después de una compra, se envían mensajes de confirmación, agradecimiento y detalles sobre el pedido, mejorando la experiencia del cliente.
También automatizar el envío de encuestas y solicitudes de retroalimentación después de una compra o experiencia para recopilar información valiosa.
Recordatorio de carrito abandonado (pedido sin pagar) o eventos.
Detectar cuando un cliente agrega productos al carrito de tu ecommerce pero no completa la compra y enviar un recordatorio para fomentar la finalización de la compra.
También enviar recordatorios automáticos sobre eventos, webinars o fechas importantes para mantener a los suscriptores informados y comprometidos.
Drip campaigns.
Enviar secuencias programadas de mensajes a lo largo del tiempo para educar a los clientes, nutrir clientes potenciales y fomentar la conversión.
Respuestas automáticas de soporte.
Responder de inmediato a preguntas frecuentes o solicitudes de asistencia con mensajes predefinidos, mejorando la atención al cliente.
Cumpleaños y aniversarios.
Enviar felicitaciones automatizadas a los suscriptores en sus cumpleaños o aniversarios de suscripción, lo que ayuda a fortalecer la relación con el cliente.
¿Cuáles son las ventajas y beneficios de los autorespondedores?
Ventajas de los autorespondedores.
Me encantan los autorespondedores por su cantidad de beneficios y por eso los utilizo todos los días en mi empresa como mi aliado de marketing. La lista es larga pero a continuación te menciono las ventajas más importantes según mi opinión:
- Automatización: Simplifican y automatizan la comunicación, ahorrando tiempo y recursos al eliminar la necesidad de enviar mensajes manualmente.
- Personalización: Permiten la creación de mensajes personalizados basados en comportamientos o interacciones del cliente, lo que aumenta la relevancia.
- Incremento de ventas: Ayudan a recuperar ventas perdidas mediante recordatorios de carritos abandonados y ofertas personalizadas.
- Escalabilidad: Se adaptan a la cantidad de suscriptores o clientes, lo que es fundamental para empresas en crecimiento.
- Facilitan la segmentación: Permiten dividir a la audiencia en grupos basados en intereses, comportamientos o datos demográficos para campañas de email marketing más específicas.
- Respuestas 24/7: Proporcionan atención al cliente y respuestas a cualquier hora del día, incluyendo fuera del horario laboral.
- Fomenta la lealtad del cliente: Los mensajes automatizados de agradecimiento y cumpleaños pueden fortalecer la relación con los clientes.
Desventajas de los autorespondedores.
Como cualquier sistema de marketing, los autorespondedores también tienen desventajas. Aunque todas se pueden mejorar, he identificado la siguientes desventajas para mi negocio:
- Falta de personalización: Aunque pueden ofrecer mensajes personalizados en cierta medida, los autorespondedores a veces carecen de la autenticidad y el toque humano que una comunicación manual puede proporcionar, lo que puede disminuir la conexión con el cliente.
- Riesgo de sobrecomunicación: Si no se configuran adecuadamente, los autorespondedores pueden inundar a los suscriptores con mensajes excesivos, lo que puede resultar en la pérdida de interés o incluso en la desvinculación de la lista de correo.
- Limitaciones en la resolución de problemas complejos: Para consultas o problemas complicados que requieren interacción humana y comprensión contextual, los autorespondedores pueden no ser suficientes y pueden frustrar a los clientes al no brindar respuestas adecuadas.
¿Cómo crear un autorespondedor de correos electrónicos?
Crear tu primer autorespondedor te tomará pocos minutos y puedes seguir los siguientes pasos:
- Crea una cuenta gratis en la plataforma Brevo que está disponible en idioma español.
- Una vez hayas creado y validado tu cuenta, ingresa a la sección "Automatizaciones".
- Clic en "Crear una automatización".
- Indica el "disparador" o acción que ejecutará el autoresponder de forma automática. Este será el punto de partida del flujo. Por ejemplo: Una persona se inscribe en tu sitio web como un nuevo suscriptor a tu lista de contactos.
- Añade las acciones que se deben ejecutar después del punto de partida. Puedes asignar varias acciones como enviar un correo electrónico, enviar un mensaje de texto (SMS), enviar un mensaje por WhatsApp, etiquetar al contacto, entre otros.También puedes asignar un tiempo o periodo de esperada entre cada acción.
- Activa y prueba el autorespondedor.
En el siguiente video puedes ver un ejemplo de un autorespondedor para felicitar a clientes el día de su cumpleaños:
¿Cómo crear un autorespondedor para WhatsApp?
Aunque también puedes crear un autoresponder para WhatsApp utilizando Brevo, a continuación te muestro otra forma de hacerlo con otro sistema:
- Desde tu celular descarga la app "AutoResponder for WhatsApp". Más de 1 millón de personas la han descargado y es la mejor si necesitas crear un autorespondedor para WhatsApp.
- Configura las respuestas automáticas según diferentes palabras claves que te escriban.
- Puedes habilitar, deshabilitar, editar o eliminar tus respuestas automáticas en cualquier momento.
¿Cómo crear un autorespondedor para Gmail o Outlook?
Pasos para crear un autorespondedor para Gmail.
Los autorespondedores no tienen que ser complejos o compuestos de múltiples mensajes. Pueden también ser tan simples como una respuesta automática por vacaciones (fuera de la oficina) que se envía por correo electrónico.
Para configurarlo en Gmail sigue estos pasos:
- Desde tu computador ingresa a Gmail.com e inicia sesión.
- En la parte superior derecha encontrarás un icono de tuerca que representa las opciones de configuración. Haz clic en "Configuración" y luego "Ver todos los ajustes".
- En la sección "Respuesta automática" habilita la opción "Respuesta automática activada".
- Elige el periodo de tus vacaciones (fecha de inicio y fin), el asunto y cuerpo de la respuesta automática.
- Recuerda guardar los cambios. Ahora todos los correos electrónicos que recibas serán respondidos de forma automática con el mensaje que estableciste.
Pasos para crear un autorespondedor para Outlook.
Outlook es otra plataforma de correo corporativo que te permite crear respuestas automáticas. Para hacerlo, sigue los siguientes pasos:
- Desde Outlook, ingresa a "Archivo" y luego a la sección "Respuestas automáticas".
- Habilita la opción "Enviar respuesta automática", establece el periodo de tus vacaciones y la respuesta por correo electrónico que se debe enviar a cualquier persona que te escriba durante ese periodo.
- Guarda los cambios.
Conclusión.
Los autorespondedores son una pieza fundamental en una estrategia de email marketing. Estas herramientas automatizadas desempeñan un papel crucial al proporcionar respuestas instantáneas a correos electrónicos, mensajes de texto y aplicaciones de mensajería como WhatsApp, permitiendo a las empresas ahorrar tiempo, mejorar la eficiencia y brindar una atención al cliente más rápida y efectiva.
Entre las diversas opciones disponibles para crear autorespondedores, opino que Brevo se destaca como la elección más destacada. Esta plataforma versátil y poderosa permite diseñar flujos avanzados o simples de forma sencilla, utilizando canales como correo electrónico, SMS y WhatsApp.
Con más de 500,000 empresas que confían en Brevo para automatizar sus comunicaciones, demuestra ser una opción confiable y ampliamente adoptada en el mundo empresarial.
¡Prueba Brevo GRATIS!Además, es importante destacar que existen alternativas para configurar autorespondedores incluso en plataformas tan comunes como WhatsApp, Gmail y Outlook, lo que brinda aún más opciones a las empresas para personalizar su enfoque de comunicación y automatizar respuestas.
Te invito a crear una cuenta gratis en Brevo para crear autorespondedores, tener un análisis de los flujos y ver cómo puede transformar tu negocio.
